Clasificación de documentos: criterios básicos

Por iso, foi doado entender o gran número de documentos, desenvolveron regras especiais para a súa preparación e presentación, diferentes clasificacións, así como as formas e métodos de traballo con eles apropiados.

Nótese que a clasificación de documentos é moi importante porque axuda a destacar as súas características específicas e fai posible usalos de forma máis eficaz. É unha das máis antigas e ata o final de cuestións pendentes, cuxo desenvolvemento comezou só a finais da década de 1960. A maior parte do enfoque distribuída documentación en grupos separados anteriormente aplicada só a especificidades en relación ao ámbito ou ciencia separado. Só recentemente a clasificación multidimensional de documentos foi establecido, que está baseado nos compoñentes de información e materiais.

Todos os documentos poden ser divididos de acordo cos seguintes criterios:

1. As circunstancias da súa operación no espazo e no tempo. Leve en conta a regularidade de publicación (periódicas e non periódicas), o tempo de aparición (o orixinal, orixinal, copia, duplicar), o lugar de fabricación (rexional, nacional ou estranxeiro);

2. Compoñente da Información.

• prestar atención ao contido e ao nivel de agregación da información (documentación primaria e secundaria);

• clasificación de documentos inclúe a dimensión da información gravada no tamaño (formato), eo número de páxinas (total);

• división de como a información é percibida (os documentos poden ser lido por un humano ou esixir equipo técnico especial);

• esta clasificación de documentos tamén inclúe un personaxe icónico medios polos que a información de rexistro (texto e forma non-texto);

• método de gravación de datos segundo a distinguir manuscrita, impresa, mecánica, magnético, óptico, fotográfico, de láser, e documentos electrónicos.

3. Compoñente de materiais que inclúe determinados criterios (como o material de soporte de información, así como a súa forma e deseño).

Paga a pena notar que a distribución de documentación para os grupos individuais en contido e forma permite máis eficiente de organizar o traballo con ela.

Paga a pena mencionar que hai tamén unha clasificación correspondente de documentos contables ata a data, que ten en conta o seu contido, lugar e procedemento de elaboración, aplicación, e un método de uso.

Esta clasificación dos documentos contables inclúen o seguinte división en tipo:

• dependendo da aplicación - administrativo e executivo, sendo responsable rexistro ou combinados;

• preparación de pedidos - fondo e de síntese;

• documentos internas e externas;

• polo uso - desbotable e almacenamento;

• En función do contido - monetaria, material e deseño.

Hai que dicir que esta clasificación inclúe un número de criterios e é moi grande, de forma que cada documento refírese a grupos distintos, ao mesmo tempo, pero pode ser caracterizado por características específicas e usado só no campo pertinente.