Fluxo de traballo na empresa. A xestión de documentos do Programa e mantemento de rexistros

automatización de fluxo de traballo é unha medida recorreron a por case todas as empresas modernas. Mesmo pequenas empresas están a traballar con unha masa de varios documentos, incluíndo cartas, orzamentos, facturas, contratos e todo tipo de necesidades. É por esta razón que case todas as organizacións moderno está intentando usar esta medida como un fluxo de traballo, que se inclúe a costa da integridade e conservación de datos, facilidade de atopar e almacenar varias informacións, e limitar a optimización do tempo necesario para a súa aprobación.

Por que facelo?

Practicamente todos os empregados da empresa pasan moito tempo intentando atopar a información correcta, e as estatísticas elocuentemente di que leva preto de metade do tempo de traballo. Como tamén acontece que ten que volver a crear de novo en vez de reutilización todos os documentos que hai "en algún lugar". É un estándar é unha situación na que o texto orixinal do tratado é un avogado no ordenador e entradas de diario sobre os títulos que acompañan a execución de contratos firmados no sistema de contabilidade, contas e actos están contidos no departamento financeiro en forma de papel, e correspondencia relativa a conduta do Tratado traballo é en funcionarios caixas de correo electrónico. Este "dispersión" de información é moi prexudicial para a seguridade, integridade e coherencia, é en tales situacións non é a automatización do fluxo de traballo real.

A través da introdución de sistemas de información especializados resolto a maioría predominante de problemas. Por exemplo, algúns do sistema de orzamento proporciona a capacidade de crear un sistema de orzamentos conectados, seguíndose a formación e almacenamento de diferentes versións de tales documentos, así como unha indicación do seu estado. Así, o problema é parcialmente resolto documento orzamentario pola utilización de tales sistemas.

Pero non hai que esquecer que o actual marco orzamentario, así como contabilidade e ERP-sistema en esmagadora maioría dos casos traballar con información estruturada, é dicir, o tipo de datos que poden ser creados e almacenados en forma de táboa. Segundo a maioría dos expertos, a cantidade total de datos de calquera información comercial estruturado moderna ofrece só o 20%, mentres que o resto inclúe correos electrónicos, documentos de texto, varios relatos de negociacións e reunións, imaxes, etc. Moitas veces, sen a realización de estudos de información non estructuradas simplemente non é posible facer unha avaliación kontektsta normal, que xa está presente estruturada. Provisión, recollida e posterior tratamento destes datos é proporcionada polo uso de medidas tales como o fluxo de traballo e xestión de contidos da empresa de sistemas de información.

¿Que é iso?

Coa axuda do sistema de xestión electrónico de documentos ofrece ás organizacións de calquera interacción entre os empregados dunha organización con base nos documentos presentados. Novo 1C documento prevé a creación de documentos, a posibilidade de mover los sobre a organización e mantén o control sobre a execución de documentos e procesos descritos por usalos. Así, a empresa de xestión de documentos electrónicos proporciona gran número de vantaxes, traducindo o seu traballo é realmente un novo nivel.

Cada documento único neste sistema electrónico caracterízase por un conxunto de detalles que caracterizan exclusivamente (moitas veces referido como estes conxuntos de cartas). A tarxeta pode conter unha variedade de información, incluíndo o tipo de documento, a data de formación e cambio, o autor, así como espazo de almacenamento e moito máis. No futuro sistema de xestión de documentos pode fornecer almacenamento e recuperación da documentación esixida segundo os detalles que foron especificados na tarxeta.

oportunidades

xestión electrónico de documentos ofrece ás organizacións non só unha serie de vantaxes, pero tamén abre moitas novas posibilidades, que tamén é importante.

control centralizado

Independentemente de quão grande é este ou aquel sistema de xestión de documentos da empresa permite a rápida cambio na forma de documentos que circulan sobre el. Por exemplo, para cambiar o formulario de inscrición para calquera dos custos dos distintos centros de responsabilidade só para facer algúns axustes para o modelo bastante esa reivindicación, que xa está gardado no sistema. Despois diso, os funcionarios que cobren esta proposta non será capaz de utilizar as formas obsoletas de documentación, sempre que a aplicación é cuberto e enviado a través do sistema.

Apoiar ciclo de vida documentación

Cada documento que vai desistir e procesadas en calquera empresa, necesariamente pasa por varias etapas definidas. Por exemplo, cando se trata do orzamento corporativo, primeiro cómpre facer, a continuación, aprobar e executar en horarios especificados. Despois diso, varios rendemento real e planificada do orzamento suxeita a análise e enviadas ao ficheiro. En 1C documento ofrece un control axustado sobre o ciclo de vida de documentos, tendo en conta os requisitos básicos do ambiente corporativo, así como varias normas legais e normas da industria de negocio da empresa.

traballo en equipo

sistema de xestión electrónico de documentos proporciona moito máis que unha organización do traballo colectivo en documentos, e na atención será expertos que están en distintas oficinas ou mesmo en cidades diferentes.

O sistema almacena un número suficientemente grande de versións do mesmo documento, ademais de dirixir e cambio, poden anotar os datos, é dicir, engadir-lles algúns comentarios e notas, sen afectar a información básica, que debe entregar.

confidencialidade

característica moi importante de tales sistemas é que o mesmo 1C documento pode rexistrar a través dunha sinatura dixital especial seguido cifrado de. Isto fai posible non só para confirmar a autenticidade de calquera información, pero tamén identificada exclusivamente co autor, así como para acadar a seguridade máis eficaz para almacenar varios datos, se é necesario.

enrutamento

Se o sistema de xestión electrónico de documentos non está dispoñible, entón, nese caso o empregado que participa na creación de determinados títulos, debe necesariamente entender que é mellor para transferir estes títulos. xestión electrónico de documentos na empresa para transferir automaticamente os datos persoa ben.

Por si só, o reenvío é gratuíto e ríxida. Libre ofrece unha oportunidade para documentar a dirección de ningún destinatarios segundo corresponda, mentres a obra ofrece a regulación máis precisa, pero en casos especiais, a acción de preinstalado na documentación do sistema das normas de tráfico pode ser un pouco de descanso (por exemplo, se precisa enviar o proxecto de documento para revisión algúns especialistas externos).

control de acceso

Existen varias opcións de como distinguir entre os diferentes poderes de empregados da empresa en termos de xestión de documentación. Así, un fluxo de traballo avanzado permite que unha persoa para dar total control sobre os datos limitar a capacidade de editar ou incluso permitir que vista ou anotar calquera arquivo. Isto simplifica moito o traballo con datos diferentes, e iso é importante - torna-se moito máis seguro.

integración

Para garantir a máxima integridade de datos, que está deseñado nunha empresa particular, xestión electrónico de documentos na empresa prevé a integración do sistema instalado con outros - financeira, industrial, analítico, etc. A través desta integración sistema de fluxo de traballo moderno, moitas veces uso feito o suficiente como unha especie de elo de conexión entre os distintos tipos de software.

Documentos de todos os sistemas, é loxicamente relacionada a esta información, chamada de contexto. Pode incluír o contido dun documento ou correos electrónicos, fax, documentos de pagamento, rexistros de actividades, vídeo ou gravacións de audio, e mesmo unha morea de outras informacións. O contexto do documento poden ser engadidos manualmente ou totalmente automatizar o proceso, dependendo das preferencias e necesidades de xestión.

Por exemplo, o moderno sistema de automatización do fluxo de traballo no proceso de formación e as posteriores modificacións dos orzamentos poden ser usados nunha serie de outras informacións contextuais:

• todo tipo de investigación de mercado, incluíndo non só a súa propia, pero tamén aqueles que foron obtidos a partir de fontes externas;
• Varios acordos cos seus homólogos (compradores ou vendedores);
• actos xurídicos e de referencia especiais;
• documentación adicional, o cal reflicte en si mesma limitacións ou presupostos (como exemplo, a taxa de inflación, tipos de cambio e outros datos);
• Actas das reunións, realizadas para discutir calquera versión é o orzamento, e inclúen todo tipo de comentarios traballadores e observacións de participantes do proceso (a miúdo tal documentación enviarase a todos os colaboradores vía correo electrónico e almacenados por separado dun orzamentarios arquivos de información).

Un usuario que está a traballar con un orzamento, en calquera momento, se é necesario, pode ver calquera dos documentos anteriores, como a tecnoloxía de fluxo de traballo moderno que lle permite facelo sen ningún longas investigacións.

Que sistemas son utilizados coa xente?

Unha das solucións de software máis populares que poden ser atopados en empresas rusas pode ser chamado unha combinación de utilidades de Microsoft Outlook con Microsoft Exchange Server. A primeira aplicación, en principio, fixado en case todos os ordenadores, mentres que o Exchange Server é levado moitas veces para usar como un servidor de correo-e completo. A pesar do feito de que as empresas que xa hai algún tempo, foi a introdución do documento electrónico realizada, estes programas son usados só como unha plataforma de correo-e, tras algunhas opcións centralizadas mesmo este software pode ser usado como un fluxo de traballo de automatización moi funcional para case todas as organizacións .

Polo momento, o mercado ruso é cuberto con decenas de sistemas diferentes, a través do cal a automatización de xestión de documentos e software similar ofrece non só occidental, pero tamén desenvolvedores nacionais. Mesmo a Microsoft, ademais dos programas anteriores, ofrece aínda servizos públicos como o Content Management Server ou o SharePoint Portal Server.

O máis poderoso entre todos os sistemas existentes é considerada como Documentum, pero sobre todo grandes empresas utilizan este proceso de automatización. Fluxo de traballo de algunhas empresas en detrimento dun software automatizado paquete Lotus Notes, pero moitos chaman unha especie de "deseño para programadores", como configurar a base do seu sistema integral é moi difícil.

Cal é a diferenza entre os sistemas rusos e occidentais?

Se falamos sobre as principais diferenzas entre utilidades domésticas e estranxeiras, están dispoñibles en escala capacidades. Por exemplo, se o sistema de desenvolvedores occidentais poden operar en practicamente todos os sistemas operativos, foi principalmente doméstico desenvolvido só para calquera deles, e, por suposto, que moitas veces é o Windows. sistemas occidentais están configurados para usar calquera DBMS. Tales restricións sistemas rusos poden prexudicar bastante a posibilidade de construción de plataforma cruzada, solucións integradas.

En relación á función, a principal diferenza reside no feito de que en automatización dokumentoproizvodstva Oeste e fluxo de traballo aplicado varios programas que poden ser emitidas baixo unha única marca, pero o obxectivo para unha variedade de propósitos. Por exemplo, o Documentum ofrece unha serie de produtos individuais, que se usan para automatización completa e integración con ERP-System, apoiar a xestión de documentos de proxecto e enxeñaría, etc. A maioría predominante de software desenvolvido en Rusia, que ten como obxectivo resolver un problema concreto.

Tamén digno de nota é que a principal diferenza reside na visión de ambas partes para o que é un sistema de automatización de fluxo de traballo. sistemas occidentais están destinados a proporcionar automatización completa e seguimento apoio a través dunha variedade de procesos de negocio dentro da organización, mentres que a esmagadora maioría dos programas nacionais para automatizar única determinadas funcións.

O custo dos sistemas occidentais de aproximadamente varía de US $ 400 a US $ 1.000 para cada traballo, sen contar o custo de implementación, hardware e software necesarios para garantir un documento electrónico normal. Moitas veces, auto-presentación custa aproximadamente a metade do custo habitual de licenzas, como a maior parte do programa á automatización do fluxo de traballo aplicado varias promocións, pero en ocasións o prezo de unha orde de magnitude maior. Unha das máis difícil é sempre o proxecto de automatización da documentación financeira como a posta en marcha de tales proxectos custa preto de 2-3 veces maior que o custo de licenzas.

software nacional vendido a US $ 200-600 por asento, e ademais en conta o custo dos programas adicionais e varios equipos. Ao final, o cálculo do valor comparativo realízase practicamente do mesmo xeito como nos sistemas occidentais.

características

Na gran maioría dos casos como unha dirección prioridade de automatización son os procesos relacionados coa harmonización de documentos, por exemplo, o proceso de preparación inicial e proseguimento da execución dos orzamentos. Con todo, moitos equipos xa están usando automatización de oficina e fluxo de traballo, é dicir, cos procedementos de documentos de entrada e saída de rexistro.

Introdución ao sistema electrónico non é fundamentalmente diferente da introdución de calquera outros sistemas automatizados, polo tanto, é necesario para me debruzouse sobre as características distintivas deste proxecto.

Creación de almacenamento de clase empresarial

automatización de documentos Introdución en calquera caso, prevé certas repositorio corporativo para almacenar toda a documentación. A estrutura lóxica do almacenamento, o desenvolvemento e concreción de políticas de seguridade, así como xerarquía de almacenamento de documentos require a máxima precisión e deben ser realizadas nunha fase inicial do proxecto.

Débese ter en conta que a función de almacenamento pode ser implantado no inicio do proxecto, así que, nunha fase inicial pode ser feito para mover todos os documentos dos lugares de almacenamento actuais nun único repositorio corporativo. Como resultado, os usuarios poden familiarizarse con calquera das principais funcións do sistema, e, á vez, dominar e súa aplicación. Acelerar a adaptación dos empregados para aplicar sistemas pode ser a través do uso de funcións de servizo, tales como avisos sobre cambios na documentación, a aparición de novos documentos, etc.

Así, o fluxo de traballo necesario para calquera empresa moderna, que busca desenvolver e mellorar as súas operacións.