Sistema de Xestión Electrónico de Documentos (GED) que tales características e recomendacións

Ata poucos anos, sobre o sistema de xestión electrónico de documentos foi referido como un futuro brillante. Hoxe, son amplamente utilizados en empresas privadas e públicas. Pero o máis importante, que a demanda está crecendo en SED. ¿Que é un sistema de xestión electrónico de documentos e como funciona, considerada o exemplo do actual sistema ruso.

requisitos

Para entender como funciona o programa EDS, ten que considerar os conceptos e obxectivos básicos. Son factores clave que determinan a elección dun ou outro sistema.

A organización pode operar nun control formal, a necesidade do documento non. Coa chegada dos procesos de negocio, hai unha necesidade dun mecanismo de control coa axuda dos documentos solicitados. Se non se involucrar en transaccións en tempo hábil, eles van comezar a acumular e se perder.

Alternativamente, un portador de papel, un esquema de almacenamento de arquivo especial no servidor. Pero funciona por moito tempo. Co aumento do volume de demanda crecente por almacenamento de información e sincronización.

Hai un dilema: se emprega para almacenar papel vello ou SED. O que é importante pode ser obtida a través do sistema electrónico? Mellorar a eficiencia da organización.

efecto económico

A eficiencia operativa pode aumentar de dúas formas: reducir os gastos ou aumentar os resultados. documentos DMS pode alcanzar dous obxectivos á vez. É dicir, a introdución do sistema permite que unha organización para gastar menos, pero gañar máis.

A redución de custos é realizada por redución de custos de papel, tempo de carga, acelerar o intercambio de información, cambios na cultura corporativa.

Para avaliar a eficacia de que ofrece o programa EDS, ten que calcular o custo do traballo sobre o deseño de documentos en papel. empresas de consultoría estimados, tales operacións ocupan o 20% do tempo. O sistema da burocracia rusa, é preciso máis que iso - 60% do tempo. A introdución do SED reducirá estes custos polo menos 10 veces.

xestión de oficina e xestión de documentos

Estes dous termos están ligados. Documento - un termo que se refire a un conxunto formal de regras para traballar con documentos. Algúns sistemas EDS se pode axustar segundo as regras da oficina, pero hai os sistemas baseados no que xa formou papel.

O documento é a unidade de almacenamento de información en EDS. Fluxo de traballo é xerado a partir dunha variedade de fontes: outros sistemas, aplicacións, e-mail, pero en primeiro lugar - a partir de documentos en papel dixitalizados. Polo tanto, escáneres e outros equipos son parte integrante da SED. O sistema almacena todos os documentos é a súa historia, prevé a organización do movemento, leva consigo os procesos de negocio.

En tal base, é a decisión, a orde eo fin de EDS. A través deles, e pola xestión da organización. Calquera documento solicitado co "Help". Establecer campos do formulario depende do tipo de documento. A información do sistema é almacenado nunha base de datos para cada campo da tarxeta.

As funcións e tarefas do SED

programa de xestión de documentos foi deseñado para resolver estes problemas:

• sistematización do traballo con documentos.
• creación de documentos a partir de modelos, de almacenamento de rexistro;
• automatización da contabilidade;
• clasificación de documentos.

Imos examinar de cerca a función SED. software de xestión de documentos utilízase para:

• crear tarxetas.
• formación do texto do documento;
• o almacenamento de datos en PDF ou palabra ms formato;
• dereitos de acceso de usuario de control;
• creación de rutas;
• documentos de control de tráfico;
• Enviar notificacións, recordatorios;
• logging, libros de referencia, clasificadores,
• formación de instrucións;
• Buscar e sinatura de documentos;
• xerar informes.

Para características de todo o sistema inclúen:

• traballo remoto con documentos;
• Use base de datos para o almacenamento de datos;
• o traballo simultáneo con EDS;
• seguridade a través de certificados, códigos de barras, e personalizado.

Vantaxes e desvantaxes

A transición cara a EDS ten máis vantaxes que inconvenientes. Con todo, o proxecto debidamente organizado pode destruír todas as vantaxes da automatización. obxectivos de implantación EDMS deben exequíveis. Os beneficios inclúen:

• almacenamento centralizado de información estruturado;
• a mesma visión para a creación e procesamento de documentos;
• o uso de modelos;
• Buscar;
• Acceso auditoría.

A desvantaxe é os altos custos iniciais e traballo coidado, formación de usuarios.

procesos de manipulación de documentos

O documento electrónico GED pasa a través dunha serie de pasos, no decurso da cal os documentos son asignados a determinadas propiedades. O procesamento se realiza manualmente e automaticamente. No segundo caso set:

• as condicións da transición entre as fases;
• separación do percorrido;
• ciclos de procesamento;
• realizar sub, temporizadores, procedementos de procesamento;
• funcións de usuario definidos.

Tipos de tratamentos:

• Crear un documento.
• Edición.
• Renomear.
• Movendo.
• Saving.
• Indexación.
• Exclusión.

EDS nos custos

fluxo de traballo completo non pode operar sen un servidor de licenzas, personalización completa e formación de todos os usuarios. Cada un destes elementos require un gran gasto de diñeiro. Ademais, non hai que esquecer-se sobre a integración da EDS con outros sistemas, bases de datos e actualizar software, soporte técnico e outros servizos de consultoría para apoiar os custos.

Implantación da SED

Implantación do proxecto pode levar varios meses. O proceso depende da cantidade de procesos documentais e de recursos financeiros, institucionais e de recursos. Implantación realízase en tal algoritmo:

• creación dun grupo de traballo, a determinación da cabeza;
• definición de obxectivos e obxectivos;
• inspección de procesos de documentación existentes;
• desenvolvemento de especificacións técnicas;
• elección de EDS;
• conclusión dun acordo sobre a aplicación da EDS;
• desenvolvemento e aprobación de regulamentos de traballo;
• comprobar o recheo de inicio de directorios;
• proba preliminar EDS;
• formación de persoal;
• implantación da proba do EDS;
• análise dos resultados da operación de proba;
• corrección de erros;
• a plena implantación do SED.

introdución do erro

Particular atención debe ser dada aos procesos que esixen a presenza dun documento en papel. O principal erro - é a duplicación dun documento en papel por vía electrónica. Isto complica o traballo e fai que as actitudes negativas para automatización. Para a posta en marcha dun dobre traballo ninguén presta. Necesitamos construír procesos automatizados sen duplicación. O segundo erro - o despreparo de persoal. Na maioría das veces, os novos procesos son percibidos con hostilidade. Polo tanto, debemos explicar aos empregados porque é introducido sed, para que deliberadamente foi para o proceso de formación.

tecnoloxía de almacenamento de documentos

O documento electrónico EDS inclúe atributos, con base no que procurado, a clasificación e agrupación de construción informes. Ás veces un documento creado a partir dun modelo, ás veces - trasladando os datos da base de datos. Os atributos son almacenados en táboas. O propio arquivo colócase na carpeta de almacenamento, a información a partir del - no directorio de base de datos. O acceso aos datos obtense só os usuarios do sistema GED.

¿Que é unha dixitalización de fluxo?

Fluír documentos de procesamento, seguido de colocación das mostras no ficheiro realizada utilizando escáneres. Durante o proceso de análise pode crear automaticamente un código de barras no documento ea súa inscrición na base de datos e, a continuación, concentrarse nunha determinada ruta.

OCR

Este sistema de xestión electrónico de documentos DMS converte unha imaxe electrónica do documento en formato de imaxes JPEG ou formato de texto. Usa un programa especial como unha aplicación independente ou ESCOM.BPM integrada na SED. Que é ESCOM.BPM? Este recoñecemento documentos do programa, escritas con fontes diferentes. Débese notar, con todo, que as aplicacións independentes teñen máis recursos e mesmo recoñecer o texto escrito a man.

Barcoding

Esta tecnoloxía ofrece un conxunto de procedementos para o establecemento e aplicación de códigos de barra gráfica no documento. Un código de barras exclusivo xérase a través do servidor do sistema. El prevé a identificación do documento, a súa rápida procura na base de sitios de distribución e almacenamento. Ao rexistrar un documento impreso na etiqueta de código de barras correspondente ao identificador de tarxetas electrónicos. Está pegada á versión en papel do documento.

EDS

sinatura dixital permite comprobar a exactitude do documento e datos imutabilidade. Sinatura é feito empregando o software e as claves de cifrado - certificado. Este último é un ficheiro nun formato especial que é rexenerar no centro da emisión da licenza. Para garantir a seguridade da información debe ser almacenado certificado nunha tarxeta intelixente ou unha clave I-Señal. Eles están protexidos por PIN-code. Se o PIN se insire varias veces mal, entón o certificado automaticamente bloqueado.

De texto completo e investigación atributo

Buscar atributo se realiza utilizando unha forma especial de varios valores do campo tarxetas. Por exemplo, o criterio "contraparte" ofrece datos de investigación no campo "receptor" ou "Sender". O sistema compara os criterios introducidos a partir dos datos das tarxetas e almacena o resultado en estas tarxetas, que foron coincidencia. A investigación se realiza tendo en conta as correspondencias exactas ou parciais.

investigación de texto completo se realiza de acordo cos datos do documento, incluíndo formas de palabras a través das ferramentas embutidas de base de datos, tales como MS SQL Server, Oracle. Para os ficheiros de busca completos deben ser inseridos na base de datos en formato de documento (doc), táboas (xls), presentacións, informes.