Os contratos de almacenamiento na organización: o marco regulador, o momento

Os contratos de almacenamiento asociados con certos problemas. En particular, nalgúns casos, moi difícil determinar a que tipo asignado ao instrumento particular, como almacena-la, en que condicións, como destruír e así por diante. Todos estes factores son rexidos pola lei, pero por mor do feito de que un mesmo contrato en situacións diferentes poden esixir diferentes períodos de almacenamento, moitas veces teñen todo tipo de problemas, ambigüidades, e así por diante. Entender todo isto é necesario, aínda que pode ser complicado. Debe ser entendido que, en caso de requisitos non lexislativas en ámbitos como os contratos de almacenamiento no arquivo, xestión de rexistros non só ser ineficaz, senón tamén perigosa en termos dunha posible sanción ou pena.

Por que seguir?

O contrato debe ser sempre dispoñible non só no momento das súas accións, pero tamén despois. Pode precisa de información, o que se reflicte neses documentos, algúns datos que van esixir xestión, e así por diante. Moitas disputas, que xeralmente consisten no feito de que un ou outro lado da mala fe axeitados para cumprir as súas obrigas pode ser abordada mediante o tratado como fóra do tribunal e formalmente no tribunal. Tamén debe considerarse a posibilidade de realización de auditorías de determinados períodos, que serán aplicadas por órganos de fiscalización do Estado. Eles poden solicitar documentación por un período específico, e os contratos de almacenamiento na organización, o prazo da súa destrución, e outras funcións similares realízanse incorrectamente, poden estar suxeitos a multas moi graves. Por suposto, o primeiro sería a culpa o liderado, pero despois a situación está estabilizada, o xefe necesariamente lembrar de quen é a culpa, el tivo problemas fóra do azul. Ese é o contrato e calquera outros documentos deben ser sometido tempo estrictamente estipulado. Moitas empresas xeralmente prefiren ampliar regularmente o arquivo, e nada en todo para destruír, a fin de evitar posibles problemas, que comete un erro e, a continuación, varrer as consecuencias.

lexislación

Os contratos de almacenamiento en organización Lei describe moi claramente, se non ter en conta o feito de que non sempre é posible estimar correctamente este ou aquel documento. En xeral, os contratos directamente a unha lei separada e non, son especificados na lista xeral de documentos estándar de ficheiro (ou a xestión de documentos de arquivo), que son formados no proceso de funcionamento das organizacións, axencias gobernamentais, goberno local e así por diante. Ambas as opcións lista tanto coa administración e os documentos habituais, aprobado polo Ministerio de Cultura e Comunicación de Masa da Federación Rusa. O tipo que se refire aos documentos administrativos, ten o número 558 de 25.08.2010 do ano, eo segundo tipo - № 1182 de 31.07.2007 ano. Estudar estes documentos é altamente recomendable, pero é mellor para illar o proceso de aprendizaxe para ti exactamente eses papeis, que son utilizados nunha institución particular e refírense a unha área específica de responsabilidade. As listas de moita información para lembrar de todo, pero se determinar que a documentación para o que se aplica e canto está almacenado, probablemente, os contratos de almacenamiento será moito máis simple e máis fácil. En moitos casos, todo o papel utilizado cuberto por 3-4 puntos, para estudar en detalle que non é tan difícil.

tipos

Usa dous principais sistemas de acordos de separación para a súa conservación. Así, o sistema menos común é conectar-se ao prazo de validez. Reservar un de curto prazo, a longo prazo e almacenamento permanente. A primeira opción implica un contrato por un período de ata 10 anos. O segundo - máis de 10 anos. Permanente é máis frecuentemente usado só cando destruír o documento non pode ser de todo. Este sistema non é moi cómodo. Os contratos de almacenamiento no arquivo, que termos se definen así, moitas veces leva á confusión e erros que realmente axuda a poñer o proceso de mantemento de rexistros. Unha vez que un sistema é común para conectarse ao tipo de contrato. A maioría das empresas que veñen en tres variedades principais: Perfil, domésticos e de traballo. O primeiro e segundo na súa maior parte son similares, e xeralmente só son mantidos por cinco anos. Enténdese que baixo o perfil refírese a todos os contratos e os documentos directamente relacionados cos principais ámbitos de actividade da organización. En terceiro lugar, o tipo de contrato de traballo, en moitos casos, tamén se garda só 5 anos de idade, pero en determinadas situacións, este período pode aumentar significativamente. Por exemplo, se non hai ningunha conta, entón un contrato deste tipo tería que ser almacenado por ata 75 anos, o que non é moi cómodo. En realidade, se particularmente non ir ao problema, pode ser arbitrariamente limitar a duración de 5 anos e esquecer o problema. Pero en tal situación probable que perda algúns dos factores que poden aumentar o período durante o cal os contratos de almacenamiento dun formato semellante debe ser obrigatoria, e é aí onde podes estar seguro de unha multa ou outros problemas, que tenta evitar calquera persoa sa.

Transferencia para o arquivo

Procedemento para a transferencia dos contratos de depósito no arquivo, os termos das cales xa teñan caducado, poden ser diferentes, dependendo da empresa. Nalgúns casos, os funcionarios simplemente conectar o documento a outro e colocado nun recuncho escuro, que é considerado un ficheiro. Pero doutra empresa todo o proceso pode ser claramente descrito na documentación estándar, presentará o individuo responsable para o arquivo, ou mesmo as normas de nomenclatura especiais para o depósito, rexistro e así por diante. Ambas as opcións poden ser cómodo, dependendo de varios factores. Por exemplo, a primeira opción é empresa pequena axeitado cun volume modesto. Non haberá tantos documentos, que sempre pode facilmente atopar todo o mesmo ángulo escuro. Pero a segunda, dixo que a situación é grave axeitado para as empresas, que representan un gran número de empregados, e simplemente debe de algunha maneira non se afogou no documento. A regra xeral, que é distintas contratos de almacenamiento na organización de calquera forma de propiedade, é o momento da transmisión ao arquivo. Como norma xeral, os funcionarios están obrigados a enviar documentos a certo período, independentemente de cando en realidade foi para fóra de pasos de tempo. E, xeralmente, como o arquivo ocorre no inicio do ano. É dicir, aínda que o contrato terminou en febreiro, aínda haberá que esperar ata o próximo ano para poñelas no almacenamento.

destrución

Como mencionado arriba, só porque non pode destruír o acordo. Primeiro ten que asegurarse de que realmente era o momento. Só entón podemos destruír este documento. Pero estas accións moitas veces pode ser perigoso súas consecuencias, polo que a maioría dos funcionarios prefiren facelos só co liderado das sancións. Parece que este: empregado recollida dunha mostra de toda a documentación que xa está fóra período ou chegando ao final. Os contratos de almacenamiento na fábrica, é desexable que ser construída de xeito que este procedemento de mostraxe non levou moito tempo. Logo, con base na lista obtida, informes xestionar feitos, o documento é asinado, arquivada, e só entón, cando todo isto se fixo, comeza o proceso de destrución de contratos directos e outros títulos similares. Os contratos de almacenamiento no arquivo nunha base regular - non a mellor solución, especialmente porque algunhas empresas aínda poden facelo un pouco, dándolles a reciclaxe e así por diante.

EXEMPLO gravación e sistema de almacenamento

Para entender mellor os recursos e os principais puntos de actividade pode producir un almacenamento relativamente simple documentación organización exemplo de fluxo de traballo. Así, non hai un membro do equipo, xeralmente alguén do equipo de contabilidade, que é responsable do almacenamento de contratos con provedores de servizos, ou outros títulos similares. Ten unha carpeta separada onde residen ata o acto. Así que un contrato é pechado, é desprazado a un cartafol diferente. Será conveniente ter un rexistro especial en formato electrónico, sempre que estes documentos están listados en orde, indicando o período de almacenamento. Pero, primeiro, este período debe ser definido. É mellor para realizar un cartafol para todos os departamentos, que dunha forma ou doutra relacionados co contrato, a fin de mellor comprender a súa esencia. Con experiencia a necesidade de tal acción pode desaparecer. Entón, cando precisamente claro o que representa cada un dos documentos marcados almacenamento concreto prazo. Nalgúns casos será conveniente para especificar o contrato ea data de peche, priplyusovyvaya seus 5 anos (ou máis) para identificar exactamente cando o papel pode ser destruído. En realidade, mesmo no inicio da organización do proceso cuestión non era moi difícil, pero despois do uso prolongado aínda será máis e máis simplificada. Cando os contratos de almacenamiento na organización, que é a destrución da vida xa foi aprobada, serán estandarizados, todo o proceso vai en minutos. E entón veu o ano en que pode destruír determinados documentos. Son eliminados do cartafol, verificado dúas veces por posibles erros e, xunto coa lista destes documentos, presentados ao supervisor. El, á súa vez, debe volver a comprobar se todo conforme especificado na lista, como permanecerá cabeza do culpable en caso de problemas. Se todo é correcto, o xefe asinado permiso para destruír e é aí que todo o mundo ven como a súa propia intelixencia. Alguén só bágoas e xoga. Outros usan o triturado. Outros séntanse no lixo, queimar e así por diante.

Cando o período de retención comeza

Esta é unha pregunta moi importante, porque levanta unha morea de erros con el. Os contratos de almacenamiento na empresa de Bielorrusia ou da Federación Rusa, neste caso, exactamente o mesmo, e comeza no momento en que o novo ano comeza, en que o documento particular, xa non é válido. Por exemplo, hai un contrato, que rematou o 15 de xullo de 2010. Cómpre manter por 5 anos, pero non pode destruír a 15 xullo de 2015, e no inicio de 2016. É dicir, o informe pasou a 01.01.2011, e non dende o sétimo mes do ano anterior. Normalmente, a fin de minimizar calquera posibilidade de erro, engádense ao termo dun ano previamente definido. E só despois de pasar, o proceso de destrución comeza.

recursos de almacenamento

En xeral, hai recomendacións específicas sobre como se debe ollar e traballar no ficheiro. Ideal, o almacenamento de contratos de responsabilidade, pagos aos contratantes, contratos de traballo e tal documentación similar debe estar nun lugar ventilado e seco. Ademais, estes documentos están situados en baldas (aberto ou pechado). Se eles pertencen ás formas de informes rigorosos ou documentos marcados "segredo comercial", debe estar presente arcas especiais. En principio, ninguén non verifica este punto, xa que esta é a recomendación de observar que a empresa máis rendíbel. A liña de fondo é moi simple: se non penalizar ao propio sistema de almacenamento, é por falta de títulos, que son necesarios para ser moitas veces castigado. E se hai unha inundación, ou documentos destruídos de calquera outra forma semellante, a culpa polo que é só unha empresa particular.

Responsabilidade e performers

responsabilidade primaria e primaria de todo o que entra en contratos de almacenamiento debe ser o xefe da organización. Foi el quen, en presenza dos problemas será responsable para o Estado ea sufrir as posibles problemas. Ademais, seguindo despois del, é xeralmente o principal contador, un avogado eo funcionario que se encarga de conservación de documentos. Pero, xeralmente, as persoas deben ser xa castigada cabeza para a extensión do erro cometido por eles. En realidade, a maioría das relativamente pequenas organizacións para sistema de seguimento de contratos encóntrase con o departamento de contabilidade. E neste xefe do departamento de contador ou nomear a súa propia, ou como un voto xeral, a persoa específica no mando. Nalgúns casos, a persoa recibe un pequeno aumento dos salarios, o que debe compensar o volume adicional de traballo, pero máis frecuentemente, o último punto ignorar, salientando a falta de fondos ou outros factores semellantes. En casos máis raros, ser responsable da garda de documentos en xeral, e en particular contratos, actúa avogado. Pero non é moi cómodo, porque esa persoa só pode ser responsable do contrato, eo resto dos papeis que el coñecía só superficialmente. Máis cómodo cando non hai unha única persoa que toma parte nesta cuestión. Será o máis preciso e non cometer erros desagradables pequenos como este poden facer outros funcionarios.

resultado

Os contratos de almacenamiento na organización se realiza en base a plena conformidade con todas as disposicións da lei. Este é unha condición previa, que pode asumir os problemas da empresa. Neste caso, as pequenas pasaxes, regulamentos internos, rexistros e documentación relacionada poden diferir de empresa a empresa. O máximo responsable é considerado o xefe, pero pode confiar neste momento outra persoa. Isto pode facilitar o traballo de xestión, pero non eliminar-lo a partir da profundidade de responsabilidade por posibles erros. Ese é o empregado que ten a confianza para traballar con documentos de arquivo, debe ser o máis responsable e entender claramente as súas funcións a cambio de diñeiro real en vez de gratitude verbal, como adoita ocorrer co aumento da carga sen a súa compensación con recursos adicionais a pagar.