Os documentos sobre o persoal, os seus tipos. Cales son as ordes no equipo?

Independentemente do tipo de actividade, calquera organización que traballa con persoas. rexistro legal dos traballadores é necesaria en todas as fases da relación de traballo. A estrutura de documentos persoais creadas nestes casos inclúe moitos tipos diferentes de regulamentos de títulos e datos persoais.

O empresario está obrigado non só para manter axeitadamente os documentos para o persoal da contabilidade, pero tamén para organizar o seu almacenamento e arquivo, e, no seu caso, a destrución. Todas estas accións deben estar en conformidade coas normas da lexislación.

Cales son os ingredientes de documentos persoais

Todos os pasos do movemento de funcionarios debe ser reflectida nos títulos relevantes. A estrutura de documentos relativos ao persoal, que era o movemento de persoal, inclúe o seguinte:

• documentos relativos á investigación e contratación;
• documentos que reflicten as actividades actuais dos empregados;
• regulamentos que rexen o proceso de traballo e das relacións humanas;
• varias ordes no equipo, como publicadas de forma xeral, e estandarizados;
• documentos, incluíndo información persoal sobre funcionarios;
• documentos de arquivo no equipo;
• documentos de contabilidade persoal e perfís;
• outros tipos de documentos no equipo.

Regras de rexistro de documentos no equipo

O persoal do equipo e empresas de servizos de secretaría que lembrar de proxectar documentos persoais de acordo coas esixencias da lei. As regras prescritas nos regulamentos da empresa, non debe contradicir as instrucións dos superiores.

execución adecuada de documentos sobre o persoal da empresa indicado nas instrucións pertinentes. Nel, con exemplos e referencias deben incluír todos os matices da fixación no traballo de papel co persoal. Este regulamento é emitido e aprobado polo liderado da organización e ten unha duración ilimitada.

documentos individuais poden ser emitidos en formato electrónico e en papel. Se o texto está escrito á man, é necesario controlar a precisión da escrita e probe non facer rasuras. Calquera erro corrixido debe ser confirmado pechtyu organización e certificado pola sinatura do xefe.

persoal documentos contables son moitas veces en segredo, xa que conteñen información persoal protexidas legalmente. Para traballar nun número estrictamente limitado de profesionais autorizados a eles.

Solicitudes de persoal

O persoal de servizo documentos son dous tipos de ordes:

• ordes de empresa na actividade principal, pero relacionados co traballo dos funcionarios;
• pedidos para composición persoal da empresa.

Eles difiren na forma de rexistro, procedementos de aprobación, sinatura e publicación. Ademais, con ordes persoais máis propensos a traballar funcionarios do departamento de persoal. Alí e almacenados por separado doutros documentos. Estas ordes son parte dos documentos sobre o persoal da organización.

A maioría das peticións persoais de forma estandarizada. A usabilidade de tales formas implica a súa unidade para a empresa. Con todo, o uso obrigatorio de formularios estandarizados prescritos só axencias gobernamentais e organizacións financeiras. Empresas con calquera forma de propiedade non pode unirse a estas normas.

Entre as máis comunmente encontradas ordes persoais como segue:

• ordes sobre contratación e despido:
• pedidos para o movemento e transferencia;
• ordes de viaxe;
• ordes para todo tipo de vacacións ;
• normativas sobre certificación, educación e formación, e así por diante. d.

Calquera orde no equipo levado ao coñecemento do traballador a que se refire. Se por calquera motivo o empregado non asinar o documento, a continuación, el é elaborado.

Todos os pedidos persoais deben ser sometidos a inscrición obrigatoria nun rexistro especial. Neste caso, eles reciben un número, o que demostra que eles puxeron na conta, ea súa implementación é monitor. copia da orde necesariamente arquivada en un asunto privado, o documento orixinal é almacenado por separado por un ano, a continuación, enviados para os ficheiros ou destruídos.

documentos de persoal da empresa

En cada organización, dependendo da forma de propiedade e outros recursos, pode crear unha variedade de documentos sobre o persoal da empresa. A lista debe ser levado por instrucións de administración de RRHH.

Na maioría das veces é:

• persoal
• a lista de postos;
• traballar libros e formularios en branco de rexistro de emprego;
• copias de documentos persoais de empregados;
• documentos de contabilidade persoal e rexistros de persoal;
• funcionarios e outros traballadores manuais e contratos de traballo;
• ordes ou instrucións relacionadas cos empregados da empresa sobre as actividades do núcleo;
• documentos á Comisión de Garantía;
• orientacións e outros documentos sobre a formación e desenvolvemento profesional;
• documentos sobre vacacións, viaxes de negocios e transferencias;
• varias ordes ou instrucións por parte do persoal;
• notas, declaracións e recordatorios oficiais do equipo, e así por diante. d.

Cada empresa determina independentemente dos tipos desexados de documentos en equipo ea forma como crear e almacenar.

Facendo persoal negocio

A información máis importante e completa sobre o emprego entrou un asunto privado. Os documentos e as características da súa adquisición son determinados por cada organización independente e non se esqueza de rexistrar no documento normativo. Pode costura accións, tanto á fronte e en orde inversa, ou para formar grupos.

arquivos persoais poden ser realizadas tanto na maioría das persoas na organización, e exclusivamente sobre as cabezas e especialistas líderes. Na práctica, con todo, a maioría das organizacións prefiren ter un conxunto de documentos e outras informacións sobre calquera empregado, independentemente da súa posición e status.

As categorías de documentos e copias a seren gardados no arquivo persoal do emprego:

• perfil ou lista persoal servir para consolidar a información biográficas básicas;
• copias de documentos de identidade e educación apoio e cualificación, - pasaporte, título, certificados e licenzas;
• copia do rexistro de emprego;
• solicitude de admisión, transferencia e outros;
• copia de todas as ordes ao traballador;
• unha copia do contrato de traballo;
• outros documentos persoais.

Para cada funcionario iniciar unha carpeta separada, que entrou cos documentos mencionados anteriormente e as súas copias. arquivos persoais almacenados separados doutros documentos persoais. Eles conteñen datos persoais e, polo tanto, non debe ser accesible a persoas non autorizadas.

tarxeta persoal: como aplicar?

tarxeta persoal empregado unificada é obrigatoria para todas as empresas, independentemente da propiedade. É o documento de base destinados a render contas aos funcionarios da organización.

tarxeta persoal contén toda a información básica sobre o funcionario. Enche-lo normalmente coa man, pero se permite facer a información primaria coa axuda da tecnoloxía. Conducido tarxeta persoal todo o tempo do funcionario na organización. Ao cubrir esta sección se permite para imprimir e pegar de inserción.

Ao cubrir a tarxeta persoal observe os códigos de referencia. Eles están listados á dereita da táboa, a información que unificada. Información nestas seccións deben cumprir clasificadores e outros documentos normativos.

tarxetas persoais serán debidamente almacenados por separado doutros documentos persoais nun cofre ou nun armario de metal con pechadura. Este documento contén datos persoais e suxeitos a contabilidade rigorosa. Cando dimitir un empregado dunha entrada axeitada, e unha tarxeta persoal emitido en almacenamento de arquivos.

Work-book: procesamento e almacenamento

Work-libro - un documento que acredite a experiencia de traballo, tempo de servizo e posición do emprego. Seu mantemento é unha obriga para todos. É colocado no inicio do traballo e despois acompaña a persoa ata a xubilación.

A obriga de compra formularios en branco e libros insercións de traballo deitado sobre as contas da organización. Seu equipo mantelos na casa nun funcionarios seguros e pendentes do departamento de persoal, mediante solicitude. Esta entrada está feita no razón relevante. A administración non se recomenda para formas traballadores e oído limpo libros de traballo de orixe descoñecida.

Emitido historia de emprego sempre só pola man. As gravacións feitas cunha Bolígrafo con tinta azul. Se ocorrer un erro, é necesario para resolver e confirmar que a sinatura da administración e do selo da organización. Todas as súas informacións deben estar en conformidade coa lei e regulamentos.

rexistros de emprego son separados doutros documentos nun cofre. Prohíbese dar aos seus empregados e as partes máis terceiros. Se a xente na súa organización para recibir información sobre as entradas neste documento, fai unha copia de todas as páxinas, entón son cosidos, e cada páxina é estampada. Cando descartando unha tarxeta de rexistro de traballo empregado concedido o mesmo día.

almacenamento operativo dos documentos persoais

O almacenamento axeitado dos documentos en equipo - un dos principais deberes dos oficiais de recursos humanos. A información contida neles, pertence á categoría de persoal e non debe ser divulgado. Ademais, almacenado e procesado tales documentos deben ter lugar en condicións especiais.

Antes de asinar un contrato de traballo con un empregado en perspectiva toma obrigatoriamente unha autorización por escrito para procesar datos persoais. Unha copia do documento é arquivada en un negocio privado ou nunha carpeta separada.

Todos os documentos relativos aos datos persoais deben ser almacenados por separado das accións ordinarias. Acceso a eles só se permite departamento de persoal cualificado eo primeiro xefe da organización. partidos e organizacións terceiros para divulgar datos persoais dos funcionarios é estrictamente prohibido. A excepción é a autoridades xudiciais e do Ministerio Fiscal, para facer unha petición formal documentado.

Para almacenar documentos persoais son unha separada variedade de temas. Carpetas e caixas de documentos nun armario pechado. É aconsellable illalos da luz solar directa e alta temperatura. Para un gran número de documentos é aconsellable para reservar unha sala especial.

arquivos persoais, perfís e tarxetas persoais son almacenados no nivel operativo, sempre que a organización está a traballar con un funcionario concreto. Tras a queima, son enviados para almacenamento de arquivos.

ordes de persoal son gardados dentro dun ano despois da súa publicación. Funcionarios e outras instrucións sen fin ata que a súa abolición. Persoal, así como o calendario de festas son publicados anualmente e almacénanse no departamento de persoal ou a contabilización dun ano despois da conclusión da acción.

Arquivo de documentos persoais

Despois do vencemento do persoal da tenda de datos operativos son enviados para o arquivo de documentos no equipo. Esta pode ser unha división da organización ou dun terceiro, xeralmente o Estado, a organización.

A lista de documentos a ser arquivo a longo prazo, o seguinte:

• arquivos persoais, perfís e tarxetas persoais despedimentos de empregados;
• non reclamados libros de traballo e insercións;
• ordes e instrucións no equipo cun prazo de validez caducado;
• revistas en función do movemento de documentos de persoal;
• persoal
• programacións de vacacións;
• outros documentos que precisan de almacenamento esixe por lei ou pola Comisión.

Documentos nos arquivos do Departamento de equipo prepara un secretario. almacenamento a longo prazo do caso e outros papeis posible na organización, e que o contrato nunha institución especializada.

Documentos para o cartafol de almacenamento a longo prazo de forma data, a partir da máis antiga. Cómpre seguir de preto a seguridade física do papel e, se é necesario, para facer e asegurarse unha copia. Todos os casos son numeradas e costura sabas, despois de que un inventario está feito.

Carpetas con documentos deben ser feitas de forma ordenada. No cuarto é necesario para manter a temperatura óptima e humidade baixa, e evitar a exposición á luz solar directa. Racks deben ser regularmente limpo de po e procesamento de documentos sala de roedores e outras pragas.

Destrución de documentos persoais

A pesar do almacenamento a longo prazo, os documentos de persoal pode ser destruído. Antes este procedemento se realiza reunión da comisión especial, que colectivamente tomar unha decisión sobre o futuro de documentos persoais.

Destrución é sempre vai estrictamente de acordo coa lista, en presenza de todos os membros da comisión. Isto pode ser queimadura, destrución por moagem, prensagem e outros métodos.

A composición dos documentos persoais é multifacetado e diversificada. Funcionarios de servizos de RH e empresas de xestión que saber como realizar correctamente, almacenar e destruír.