A carta de xestión (mostra)

A carta de xestión - un documento que é parte integrante da comunicación empresarial. Na maioría das veces é transmitida por correo e serve o intercambio de información dun xeito especial.

conceptos básicos

correspondencia comercial é necesaria para tratar con varias cuestións económicas ou de produción. As súas empresas e organizacións de axuda comunicarse co ambiente externo: socios, clientes ou axencias gobernamentais. Normalmente usado para esta carta de xestión.

É xeralmente referido como un documento escrito, que pode ser:

• resposta ás mensaxes ou solicitudes recibidas anteriormente;
• papel de seguimento guiada enviado xunto con outros instrumentos ou materiais;
• carta iniciativa no caso de que o outro modo de comunicación non é posible.

Cada unha destas opcións ten as súas propias características. Sen embargo, existen normas comúns, de acordo co que é xeralmente feito calquera carta oficial. Isto é comprensible, xa que é unha correspondencia de negocios, por exemplo, moitas veces comeza a conclusión da maioría das transaccións. Un documento ben formado pode crear o destino unha impresión favorable sobre os futuros socios potenciais.

Tipo de cartas comerciais

Dependendo da información que contén a carta oficial, pode ser:

1. Cubrindo. No caso que contén a mensaxe de que para el hai un conxunto de aplicacións.
2. Reivindicacións. É dicir, el manifesta o seu descontento coa situación particular (reivindicación).
3. Orientación. certas indicacións son dadas no texto.
4. Garantía. O remitente confirma o cumprimento das obrigas futuras establecidas no documento.
5. Información. A carta contén informacións que poden ser de interese para o destinatario.
6. Publicidade. A información é proporcionada para atraer á cooperación.
7. Carta de notificación. Para obter información sobre eventos públicos.
8. Carta de confirmación. Observa o feito de obter estes ou outros documentos ou materiais.
9. Carta de solicitude. O texto contén un chamamento ao impulso do destinatario para a acción.
10. Letra da mensaxe. Ofrece información específicas do remitente de interese mutuo para as partes.

A finalidade destes documentos é a conexión entre as organizacións ou departamentos.

Compilación de reivindicación carta

En materia de cooperación, por veces, hai situacións en que unha das partes, por calquera motivo, non cumprir as súas obrigas. Neste caso, o primeiro socio envía unha carta ao seu homólogo. Nela, el xeralmente presenta as súas propostas para a eliminación de violacións dos seus dereitos legais. Esta é a carta oficial. Unha mostra de documento desa natureza, podes crear arbitrariamente. Neste caso, os seguintes puntos deben ser considerados:

1. O estilo de escritura debe ser o negocio oficial coa instalación da colaboración.
2. A esencia da reivindicación debe ser expresado de forma clara.
3. Durante a presentación de información necesaria para operar feitos de forma convincente concretas.

Na carta de reclamación debe conter:

• detalles do remitente (nome, enderezo do remitente e números de teléfono);
• información completa sobre o destino;
• descrición das circunstancias en que houbo unha situación de conflito;
• referente ás normas legais, que á súa vez quebrou a contraparte;
• requisitos específicos para eliminar a violación, indicando o momento da súa posta en marcha;
• consecuencias que poden ocorrer a parte contraria afastar súa execución.

Especial atención debe ser dada á forma como o servizo está composta por carta. A mostra debe ser deseñado para que o infractor non entende-lo como unha ameaza. Debe lembrar que este é só un recordatorio esixindo o cumprimento da lei.

normas de proxecto

Particular atención debe ser dada ao proxecto de cartas de xestión. Con todo, a lei non prevé que calquera normas e regulamentos estritos.

A pesar diso, os seguintes puntos deben ser considerados obrigatorios na preparación destes documentos:

1. Calquera carta oficial debe ser escrito no formulario. El está a ser desenvolvido por expertos con antelación en oficina e aprobado por unha orde do director.

2. O documento debe conter certos detalles:

2.1. Información sobre o destinatario eo remitente.

2.2. número de referencia e data desta carta. É necesario para o rexistro.

2.3. Conectarse a información semellantes sobre a carta-pedido, se o documento é unha resposta a el.

2.4. Título.

2.5. Información sobre a presenza de calquera aplicacións cos seus nomes e números.

2.6. Información sobre a persoa que asina o documento (posición e nome).

3. Nunha carta para ser lida en só unha pregunta. Tendo varios complicar a elección do artista.

4. A información debe ser establecido de forma moi breve, pero está claro. É desexable que o texto non máis que dúas páxinas leva.

5. O dereito de especificar detalles do beneficiario. Se estamos a falar sobre a organización, ten que unirse a seguinte secuencia:

5.1. Nome da empresa (en caso nominativo).

5.2. A unidade estrutural (no seu caso).

5.3. destino posición (en dativo).

5.4. As súas iniciais.

5.5. O enderezo da empresa.

6. Se varios destinatarios, ten que primeiro especificar o principal, e despois todos os outros.

Tendo en conta todos estes factores, o proxecto de cartas de xestión, en principio, non ser difícil.

A orde de presentación

Ao documento foi compilado correctamente, ten que ter en conta a orde específica de presentación da información nel. Por exemplo, podemos considerar a posibilidade de como escribir unha carta oficial de resposta. En primeiro lugar, necesitamos lembrar que, de acordo coas regras de etiqueta, cómpre responder á información dentro de días despois da súa recepción. Se estamos a falar sobre a mensaxe de correo electrónico, o tempo ideal non é máis de dúas horas. No caso de unirse a tales normas non é posible, é mellor enviar unha mensaxe ao compañeiro.

A carta en si, en realidade, será composto de dúas partes:

1. Introdución. O remitente define o tema, a causa e fundamento da súa escrita. Pode consultar as normativas, que por lei son a base para dar unha resposta. Ademais, ten que prestar atención a algúns puntos relativos a esta situación. Eles van axudar a revelar a esencia da cuestión.
2. Resumo. Esta parte ten como obxectivo explicar e convincente. O texto debe ser conciso, claro e conciso, e indicar os feitos - comprobada e obxectiva. Se é necesario, poden ser confirmados por números reais.

Despois dun tal texto é xeralmente seguido por unha lista de aplicacións. Remata un documento asinado polo remitente. Ademais, é necesario saber como escribir unha carta oficial, a fin de non ofender ao destinatario. En primeiro lugar, a referencia a el é desexable para comezar coa frase "Estimado". En segundo lugar, pode utilizar as frases de texto participio verbal como "tendo considerado coidadosamente a súa proposta," ou "para probar exhaustivamente os seus comentarios." Tal adhesión etiqueta só beneficiará ambas partes.

acción Procedemento

Elaboración de cartas oficiais é responsabilidade dos funcionarios, secretarios e demais funcionarios que son asignados estes deberes. Ser aceptado para o traballo que ten que unirse a súa secuencia de accións. O proceso de un documento, tal xeralmente pasa a través dos seguintes pasos:

1. Un exame coidadoso das circunstancias do caso. Ten que controlar totalmente a situación, a fin de avaliar as súas posibles solucións.
2. Elaboración do proxecto de carta. Cómpre ter en conta todos os requisitos establecidos anteriormente.
3. Harmonización do texto preparado. Ás veces é necesario para editar a luz dos comentarios da cabeza. Pode facer algúns aclaracións ou explicacións sobre o tema.
4. Aprobación do seu supervisor.
5. A finalización e sinatura do documento.
6. letras de rexistro.
7. O envío de correo-e para o destinatario.

Só despois de pasar por todas esas etapas, a carta chegou ao destinatario poderá cumprir a súa misión.

normas imperativas

Para colocar unha carta oficial, ten que ter en conta que a primeira páxina do necesariamente impreso nun formulario especial. Para o resto, pode utilizar follas limpas regulares de A4. Aquí hai que lembrar que o campo de texto moi ten os seus límites: superior e inferior son 2 cm, á esquerda - 3,5 cm, dereita - 1 cm. Non é necesario para romper o tamaño estándar para caber a información nunha páxina. É mellor para observar as regras e simplemente engadir unha páxina adicional.

Introduza o texto tamén debe estar de acordo coas regras:

1. Para imprimir, utilice a fonte por defecto Times New Roman. Outras opcións mellor non aplicar.

2. Tamaños de fonte tamén regulada:

• ao texto principal - 14;
• páxinas de aliñamento, e unha marca de actuación - 12.

3. A colocación de detalles tamén realizados de acordo coas regras:

• espazamento entre liñas - 1;
• aliñamento de texto é feita por "width";
• transferencias colócanse automaticamente;
• a distancia da cabeceira para o número de serie é de 2 espazamento entre liñas, ea partir del para o texto principal - 3.

O cumprimento destas normas é obrigatorio para a execución correcta das letras correspondentes ao destino.

detalles da localización

Co fin de elaborar unha carta de negocio estándar, ten que saber exactamente onde eles deben ser colocados, os seus detalles e compoñentes. As respostas a estas preguntas contén unha gusto R 6,30-2003. El describir en detalle o xeito de cartas oficiais. En realidade, é unha mostra na que a totalidade de todos os detalles do documento está situado nunha determinada maneira. É necesaria a:

1. Para unificar o proceso de oficinas de auto-rexistro (de negocios) cartas.
2. Poder avanzar central preparar formularios estándar, reducindo a necesidade de realizar o traballo manual.
3. Facilitar e reducir a recuperación de información visual tempo.
4. Ampliar as capacidades de procesamento de cartas coa axuda de ordenadores e outros equipos.

Así, por carta comercial convencional utiliza 30 detalles estándar, que están localizados en áreas obrigatorias once:

• logotipo e emblema;
• autor;
• os datos iniciais;
• cabeceira;
• aprobación;
• destinatario;
• resolución;
• texto;
• subscricións e aplicacións;
• coordinación e garantía;
• Marks.

Inserción de información en determinados sectores permite aos profesionais para mellor navegar polo documento, e os usuarios comúns facilita o proceso da súa preparación.

requisitos básicos

Algúns líderes cren erroneamente que a correspondencia de negocio pode ser realizada de forma arbitraria, sen seguir as normas e regulamentos. Pero os expertos que son responsábeis por iso, debe coñecer os requisitos básicos para a carta oficial:

1. A presenza de forma especial (corporativa).
2. O uso axeitado e detalles de colocación.
3. O texto debe ser lexible e ben editado. Para explicar a esencia da cuestión é mellor dar preferencia a propostas comúns simple. Cómpre falar brevemente con cada palabra cargaba un máximo de información.
4. Dependendo do tipo, o documento debe ser emitido de conformidade. A carta tamén pode conter varios aspectos. Neste caso, a exposición é necesario tratar combina-los.
5. O uso axeitado das normas establecidas para escritura.
6. Tente chegar ao contido da carta non foi expresións categóricas. O destinatario pode interpretar a frase como unha ameaza. Ao deseñar propostas mellor usar as palabras introdutorias como "parecer", "Como vostede sabe", "posible" e "como".

Estes requisitos son, na práctica axuda a manter a xestión de documentos na empresa.