Deberes do director de oficina

Moitas veces, especialmente en pequenas organizacións, o director da oficina é xeralmente chamado o secretario. Parece moito máis sólida posición, pero o feito de que as responsabilidades do director de oficina difiren de secretaría (aínda que seguramente teñen moito en común), raramente calquera persoa en cuestión neste caso.

Cal é a responsabilidade do funcionario? En primeiro lugar a responsabilidade do director da oficina é traballar con documentos. O empregado recibe a correspondencia recibida, rexistro-lo, envía o receptor envía ao ficheiro, se é necesario. Tamén acepta peticións doutros funcionarios van transferir-los para a sinatura do director xeral, asegura-lles o selo, e despois da de volta. Os deberes do director de oficina é traballar con documentos internos: ordes de impresión ea súa recollida, almacenamento, subida de arquivos e contabilidade, que traballan coa correspondencia de saída. Se é necesario, debe ser capaz de traballar con calquera equipo de oficina: fax, escáner, fotocopiadora, así como contratar e imprimir documentos. Prepare o espazo para presentacións, mantendo actas de reunións, salas de reunións e recepción de invitados e clientes como parte dos deberes do director de oficina.

Moitas veces, o empregado ten de xestionar funcións de secretaría tradicionais: distribución de socios invitados ou xerentes de hoteis, salas de reserva, pasaxes aéreas e billetes de tren. Dependendo das especificacións da empresa e do propio despacho, o director pode ser un representante da súa empresa en negociacións comerciais, e desempeñan as funcións do director de persoal: a procura de novos empregados, creación de incentivos e programas educativos e de deseño. Ás veces, se concentran sobre a introdución das tecnoloxías da información, desenvolvemento de novos programas.

Deberes do director de oficina asumir coñecemento:

1. Leis e regulamentos que rexen as, información, empresas comerciais legais.
2. Fundamentos da xestión, marketing, emprendedores e empresas.
3. Os fundamentos da socioloxía, psicoloxía, ética de comunicación empresarial, non traballei co persoal eo público.
4. Proceso de elaboración de negocios propostas, informes, plans, contratos e acordos.
5. Os piares de xestión, os principios de ergonomía e saúde ocupacional.

Ademais destas tarefas, as responsabilidades do director de oficina inclúe un inventario de oficina e software necesario para realizar consumibles (material de oficina, papel e outros accesorios), que son necesarios para o traballo dos funcionarios. Ademais, está obrigado a manter rexistros deses materiais para garantir a súa emisión, para determinar como obter, organizar e manter o control de pagos de materiais. As funcións do director de oficina é supervisar o estado do equipo de oficina, que inclúe: un desafío operativo para dominar a reparación, substitución atempada de consumibles (como cartuchos), cando é imposible para arranxar - a substitución de equipos de oficina.

Dependendo das regras adoptadas na empresa, eo seu director de oficina tamaño ou leva as chamadas e faxes, encamiñar-los para a persoa ben, enviar faxes e chamar a clientes e socios, é supervisa o traballo dos secretarios, incluíndo monitores da cultura do seu discurso. Tamén nos deberes de director de oficina é controlar a condición sanitaria da oficina, o mantemento organización planeado, chamar o persoal técnico para resolución de problemas (por exemplo, a substitución de lámpadas ou interruptores pía).

En xeral, este pode ampliar ou contraer, dependendo do lugar de traballo. Cómpre, polo tanto aínda na fase da entrevista para preguntar o que o director da oficina (deberes do traballador na empresa).