A circulación de documentos é unha parte importante do fluxo de traballo

A xestión dos documentos enténdese como as regras mediante as que as decisións asinadas dentro da empresa ou institución avanzan dende o momento en que se reciben no almacenamento de arquivos. A base deste concepto é a recepción do documento, a súa consideración, a transferencia a organismos executivos, a realización de medidas organizativas de execución, certificación, rexistro, envío de almacenaxe.

Este é un proceso que ten en conta as instancias do movemento de documentos, xunto coa velocidade do seu movemento a través destes casos. A facturación do documento é un proceso que debe estar relacionado coa actividade de información do aparello administrativo, coa documentación de cada decisión individual, o almacenamento de documentos recentemente recibidos.

Unha gran cantidade de deficiencias nas actividades de moitos aparellos de xestión débese precisamente á mala organización do movemento de documentos. Por exemplo, o proceso de circulación dun documento de decisión de xestión debería incluír tres compoñentes obrigatorios:

• Soporte de información da decisión (isto inclúe información fiable que confirma a exactitude da decisión);
• Documentar a decisión en si (documento administrativo);
• Control sobre a implementación (que inclúe a organización do traballo proposto, os métodos de realización da tarefa, o cumprimento dos termos e condicións).

Como se pode ver no exemplo anterior, o fluxo de traballo é a recollida de información a partir da cal se emitirá unha decisión administrativa; Preparación da solución en si, incluíndo edición, negociación, elaboración ata aprobación. Todas estas etapas requiren o movemento do documento non só entre as subdivisións estruturais da empresa, senón tamén entre artistas intérpretes, técnicos, especialistas e executivos. A conclusión deste exemplo é que canto maior sexa a velocidade do movemento de documentos, maior será a calidade da súa execución en cada etapa específica, mellor será o proceso de xestión da empresa no seu conxunto.

O termo apareceu nas publicacións nos anos vinte. Naquel momento, creuse que o fluxo de traballo era a organización de traballos dirixidos á construción racional do aparello estatal no seu conxunto, a distribución das responsabilidades entre os distintos intérpretes e servizos. En 1931, o Instituto de Tecnoloxía de Xestión fixo o primeiro intento de regular os principios unificados de organización da xestión de rexistros. As regras foron establecidas, segundo a cal deberían realizarse a recepción, entrega de documentos, regras de execución, regulación da sinatura. As próximas etapas do desenvolvemento da economía recibiron regulación lexislativa dun concepto como traballo clerical, onde o principal énfase foi o de operacións técnicas individuais. Non se mencionou o programa de circulación de documentos por parte destes actos legislativos, aínda que en esencia todo ascendeu á organización de movementos de documentos. Desde 1974, asinouse o documento principal que regula todo o proceso de circulación de documentos, que está en vigor ata o momento.

Este acto lexislativo chámase "Sistema estatal uniforme de xestión de documentos" (YGSD), cuxos puntos están dedicados á organización de movementos de documentos, métodos tecnolóxicos das súas normas de procesamento e aplicación. Nesta colección fórmase a regra principal: "A circulación do documento é un movemento operativo dun documento ao longo do camiño máis curto, incluíndo o gasto mínimo de tempo e traballo". Só aplicando a regra aprobada na práctica, pódese contar coa mellora da vida da poboación do país, o crecemento da economía do estado.

Para acadar estes obxectivos, necesitamos xestores intelixentes, disciplinados e responsables, para quen a implementación da xestión de documentos baseada no YGSD será un tema de honor e conciencia.